Homeoffice zu Zeiten der Corona-Pandemie

Seit Ende 2019 breitet sich aus China die von dem neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2 ausgelöste Lungenkrankheit COVID-19 rasant aus, hat mittlerweile Europa erreicht und sich schnell zu einer globalen Pandemie entwickelt. „Flatten the Curve“ heißt nun das Gebot der Stunde: Die Ausbreitung der Infektionen soll so stark wie möglichst verlangsamt werden, um einen Kollaps des Gesundheitssystems vorzubeugen. Immer mehr Unternehmen rüsten sich nun für Homeoffice. Dies ist nicht nur Werkzeug, um die Verbreitung zu verlangsamen, sondern auch im Fall der Fälle die einzige Möglichkeit, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Groupware-Funktionen und Cloud-Dienste sind dabei grundlegend für eine funktionierende Unternehmensarbeit.

Unternehmen können helfen die Ansteckungskurve flach zu halten. Als Vorsichtsmaßnahmen zur Verhinderung der Ansteckung und der Ausbreitung des Virus arbeiten Menschen bereits für mehrere Wochen ausschließlich im Homeoffice und beschränken den Kontakt mit anderen Menschen auf ein Minimum. Schon der ausfallende Arbeitsweg und der fehlende direkte Kontakt der Belegschaft untereinander kann die Verbreitung der Corona-Pandemie verlangsamen.

Die richtige Ausstattung: Ein Laptop ist im Vergleich zu einem großen Monitor mit Tastatur auf Dauer kein gleichwertiges Arbeitsgerät.
Tipps zum Aufbau des Arbeitsplatzes und der Ausrichtung von Schreibtisch und Bürostuhl finden sich beispielsweise unter https://media.t3n.de/redaktion/homeofficeguide/t3n_Homeoffice_Guide.pdf. Hier finden sich auch Tipps zu digitalen Angeboten für Kinder und wichtige Hygienetipps für die Zeit in den eigenen vier Wänden.

Der Austausch von Daten sollte grundsätzlich nur verschlüsselt (TLS/SSL) oder über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) erfolgen, das von der IT-Abteilung aufgesetzt und vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Um betriebsinterne Daten geschützt und sicher austauschen zu können, ist ein VPN unbedingt notwendig und muss mit einem sicheren Betriebskonzept versehen sein, damit kein Loch in betriebsinterne IT-Sicherheitsmaßnahmen gerissen wird. So kann Arbeitnehmenden der abgesicherte Zugang zum firmeninternen Netzwerk bereitgestellt werden. Wer auf anderem Weg Daten schnell, einfach und Endgeräteunabhängig austauschen möchte, findet mit Open-Source-Clouds eine Alternative. Da zahlreiche Public-Cloud-Speicherdienste nicht mit der DSGVO vereinbar sind, sollte man auf Alternativen wie beispielsweise Nextcloud, setzen:
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Durch die Distanz verändern sich auch die Kommunikationsstrukturen der Teams intern sowie extern. Mal eben über den Tisch rufen oder an der Kaffeemaschine mit einer Kollegin sprechen, ist im Homeoffice nicht möglich. Messenger-Programme sowie die Möglichkeit zu Videokonferenzen sind für die Zusammenarbeit bei Remote-Arbeitsplätzen ein wichtiges Werkzeug. Herausforderungen gibt es auch hier: Vielleicht gelingt die Videoverbindung nicht, wenn Mitarbeitende in einem Gebiet wohnen, das noch nicht mit Glasfasern erschlossen ist oder sich die Bandbreite für den Privatanschluss eine Bandbreite nicht unbedingt mit professionellen Ansprüchen verknüpfen lässt. Für Videokonferenzen sollte eine technische Infrastruktur mit Upload-Geschwindigkeiten mit möglichst über 10 Mbit/s bestehen. Bei der Planung von Projekten und To-Do-Punkten helfen Projektmanagement-Tools, sofern diese nicht bereits sowieso als begleitende Projektstrukturen integriert sind.

Generell gilt bei Fragen der IT-Sicherheit: Alle genutzten Tools sollten mit den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens abgesprochen und eingerichtet werden. Denn: Erste Scammer und andere Kriminelle versuchen die Krise bereits zu nutzen. IT-Administrator:innen, die im Büro sonst schnell persönlich Wartungsarbeiten übernehmen, statt sie allen Angestellten zu erklären, müssen nun andere Wege finden, ihre Aufgaben zu erfüllen. Für die Fernwartung empfehlen wir an dieser Stelle Lösungen wie z.B. Nomachine oder Teamviewer. Mit diesen Tools können Mitarbeitende auf den Rechner einer anderen Person zugreifen und schnell Hilfestellung bei IT-Fragen und -Problemen leisten.

Ein weiteres Problem beim Homeoffice kann sein, dass Führungskräfte ihre Teams nicht mehr arbeiten sehen und dadurch Zweifel an deren Produktivität bekommen – egal, ob diese Zweifel gerechtfertigt sind oder nicht. Zwar sollten lediglich die erreichten Ergebnisse zählen – in der Realität sieht es bei vielen Unternehmen jedoch anders aus. Durch regelmäßige Berichte können Führungskräfte jedoch auf dem Laufenden gehalten und die Zweifel widerlegt werden.

Die bisherige Investition in Digitalisierung zahlt sich für Unternehmen nun zusätzlich aus. Wenn Unterlagen und relevante Informationen elektronisch vorliegen und Prozesse ausreichend digitalisiert wurden, ist eine dauerhafte Arbeit im Homeoffice möglich. Die aktuelle Krise treibt die Digitalisierung des Erwerbslebens voran und integriert das Internet in den Arbeitsalltag. Wenn Homeoffice richtig angegangen wird, kann es selbst für Teams produktiver sein als im Büro – grundlegend dafür sind jedoch die richtige Hard- und Software, ein geeigneter Workspace sowie eine passende Arbeitsweise. Herausforderungen bleiben zwar bestehen, aber vielleicht ist dies nun die Chance, Homeoffice mit dem gesamten Team auszuprobieren. Generell gilt: Wir sind alle gefordert, die Ausbreitung des Coronavirus so weit wie möglich zu verlangsamen und die Schwächsten der Gesellschaft zu schützen. Halten wir gemeinsam die Covid-19-Erkrankungsrate so gering wie möglich!

Bei weiteren Fragen steht das aixzellent-Team Ihnen jederzeit telefonisch und per Mail zur Verfügung.

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