Online-Events - Mehr als nur ein Raum

Präsenztermine sind abgesagt und Vor-Ort-Konferenzen können nicht stattfinden. Zum Glück gibt es virtuelle Lösungen, die maximale Flexibilität der Teilnehmenden ermöglichen, Zeit und Kosten sparen. Doch auch bei Online-Events gibt es einiges zu beachten. Wir fassen zusammen, worauf es vor, während und nach einem Online-Event ankommt.

Expert:innen gehen davon aus, dass nicht nur kurzfristig vermehrt digitale Events stattfinden werden. Jetzt heißt es umdenken und sich neuen Herausforderungen stellen. Die Vorteile virtueller Events auf einen Blick:

► budgetfreundlich
► zeitsparend
► maximale Flexibilität
    (von Zuhause, dem Arbeitsplatz oder unterwegs teilnehmen)
► breitere Zielgruppenerschließung
► Einsparung personeller Ressourcen
► Übertragung auf verschiedenste Veranstaltungsformate
    (Tagung, Mitgliederversammlung, Podiumsdiskussion, Vorträge etc.)
► interaktive Teilnahme

Der grundlegende Erfolgsbaustein ist simpel: Die Technik muss stimmen. Aber auch das Teilnehmermanagement und die Organisation der restlichen Rahmenbedingungen ist ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Durchführung. Dafür ist es ratsam einen technischen Begleiter an der Seite zu haben, der beim Erarbeiten individueller Lösungen beratend und umsetzend zur Seite steht. Als Full-Service-Provider übernehmen wir genau das. Basierend auf unserer Erfahrung mit dem open-source-Tool BigBlueButton haben wir zusammengefasst, worauf es bei Online-Veranstaltungen ankommt und welche Arbeiten wir übernehmen können:

• Vorher:
  • Ausreichendes Serversystem & passendes Tool
  • Datenschutzmanagement
  • Einstellungen wie Beleuchtung, Kamera und Ton
  • Einrichtung individueller Funktionalitäten
  • Ausreichend technisches Personal
  • Schulung für Vortragende & Moderatoren sowie technische Generalproben
  • Technikprobe für Teilnehmende
  • Bedienungsanleitungen verfassen
  • Einrichten eines individuellen Foyers
  • Hinterlegen von Präsentationen, Dokumenten und Materialien in der eigenen Veranstaltungs-Cloud
  • Teilnehmermanagement: Registrierung, Einladung, Zuordnung bestimmter Rechte, Versand von Zugangsdaten & weiteren Infos
• Während der Veranstaltung:
  • Enger technischer Support
  • Betreuung eines Notfalltelefons
  • Aufzeichnung von Sitzungen
• Danach:
  • Bereitstellung und Versand von Aufzeichnungen
  • Feedback einholen & auswerten

So können problemlos und entspannt, ohne spezielle technische Kenntnisse, zusätzliche Technologien oder IT-Expert:innen virtuelle Treffen per Online-Instanz abgehalten werden. Sprechen Sie uns für weitere Informationen gerne an!

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